Die Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT) spielt seit über 70 Jahren eine Schlüsselrolle bei der Vermarktung Deutschlands als Reiseziel. An rund 25 Standorten weltweit setzt das Unternehmen innovative Marketingkampagnen und nachhaltige Strategien um, um den Tourismus ressourcenschonend zu gestalten und Touristen aus aller Welt zu begeistern.

Effiziente Verwaltung und Distribution von Bild- und Videomaterial sind dabei essenziell. Ob für internationale Kampagnen, Partner oder die eigene Öffentlichkeitsarbeit – die DZT benötigt eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung, um die große Menge digitaler Assets effektiv zu verwalten.

Hier tritt unser Digital-Asset-Management-System Cavok auf den Plan: Es ist durch seine Anpassungsfähigkeit exakt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten und optimiert die Verwaltung der Assets. 

Der Wechsel zu Cavok – vom Vorgängersystem zur passgenauen Lösung

Seit 2019 besteht eine intensiv gewachsene Geschäftsbeziehung zwischen PEAK-14 und der DZT. Vor der Einführung von Cavok arbeitete die DZT mit einem Digital-Asset-Management-System, das in vielerlei Hinsicht enttäuschte, und vor allem beim Rechte- und Berechtigungsmanagement weit hinter den Erwartungen des Unternehmens zurückblieb. Außerdem war der Support des Systems inhaltlich und zeitlich gesehen unzureichend. Angesichts dieser Probleme entschied sich die Organisation, nach einer leistungsfähigeren Lösung zu suchen – und fand sie in Cavok.

Holger Blatterspiel ist Bildredakteur bei der Deutschen Zentrale für Tourismus. Seine Aufgaben reichen von der Pflege und Verwaltung der digitalen Assets bis zur Beschreibung der Anforderungen an die Datenbank, um die Benutzerfreundlichkeit noch weiter zu verbessern.

Cavok bietet diese Flexibilität und ermöglicht es, die interne Bildverwaltung und die Bereitstellung von Bildmaterial für Marketing- und Pressepartner sowie das Auswärtige Amt und Reisebüros optimal zu steuern.

Intelligente Funktionen für einen reibungslosen Workflow

Die DZT verwaltet viele Assets, die aus eigener Produktion, von Fotografen oder Agenturen stammen. Daher kommt dem Rechtemanagement eine besondere Bedeutung zu. Die Assets werden mit unterschiedlichen Rechtestufen versehen und entsprechend differenziert ausgespielt.

Beim Download von Assets werden dem User jeweils alle notwendigen Informationen kompakt in einem .zip-Paket zur Verfügung gestellt. Das Paket enthält die Nutzungsbedingungen auf Deutsch, Englisch und Französisch als PDF sowie Textdateien in verschiedenen Sprachen mit allen notwendigen Informationen zum Asset. Auf dem Asset selbst befindet sich das Copyright, das über die Metadaten automatisiert auf das Bild gebracht wird.

Die Content-Erstellung erfolgt bei der DZT durch eine Agentur, die das Content-Management-System der DZT nutzt. Über eine Schnittstelle liefert Cavok das dafür benötigte Bildmaterial inklusive aller relevanten Metadaten wie Lizenzablaufdatum oder Copyright. Dabei wird sichergestellt, dass die Bilder mit den notwendigen Informationen und im richtigen Format an das CMS übergeben werden. Liegt das Original-Asset beispielsweise als große .tif-Datei vor, übergibt Cavok das Asset entsprechend verkleinert als .jpg-Datei an das CMS. Eine enorme Erleichterung für die Redakteurinnen und Redakteure.

Besonders hilfreich bei der täglichen Arbeit ist die automatische Kategorisierung von Bildern und die Zuordnung von Ferienregionen. Wird beispielsweise ein Bild in Wernigerode aufgenommen und der Ort im Asset eingetragen, ordnet Cavok anhand einer hinterlegten Tabelle die entsprechende Region Harz zu. Ist der Aufnahmeort in den Geodaten hinterlegt, erfolgt die Beortung sogar vollautomatisch.

Auch bei der Nachverfolgung punktet Cavok: Es dokumentiert genau, wer welche Assets auf welchem Weg heruntergeladen hat. Das hilft der DZT bei der Einhaltung der urheberrechtlichen Bestimmungen. „Mit Cavok sind wir gut vorbereitet, was die proaktive urheberrechtliche Auskunftspflicht betrifft", betont der DZT-Bildredakteur.

Hervorzuheben ist auch die automatische Übersetzungsfunktion. Mithilfe einer Schnittstelle werden mehrere ausgewählte Metadatenfelder automatisch in drei Sprachen übersetzt.

Diese individuellen Funktionen sparen im Arbeitsalltag wertvolle Zeit und reduzieren Fehlerquellen bei der Bildverwaltung.

Enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Neben der Flexibilität von Cavok hebt die DTZ die Qualität des Supports von PEAK-14 hervor. „Die Zusammenarbeit funktioniert gut, der Support ist schnell und zuverlässig. Wir können jederzeit über alles reden", erklärt der Bildredakteur.

Regelmäßige Jour Fixe und halbjährliche persönliche Treffen zwischen PEAK-14 und der DZT fördern einen offenen Austausch und die individuelle Weiterentwicklung von Cavok. So wird das Asset-Management bei der DZT immer weiter optimiert.

Fazit: Cavok als Schlüssel für effektive Bildverwaltung bei der DZT

Für die Deutsche Zentrale für Tourismus ist Cavok ein unverzichtbares Werkzeug, das nicht nur die Bildverwaltung optimiert, sondern auch die Distribution von Bild- und Videomaterial erleichtert.

Maßgeschneiderte Funktionen wie das Rechtemanagement und die automatische Kategorisierung von Bildern vereinfachen den Arbeitsalltag in der DZT erheblich. In einem fortlaufenden Prozess wird Cavok kontinuierlich weiterentwickelt und bleibt auch in Zukunft ein zentrales Tool bei der internationalen Vermarktung von Deutschland als Reiseland.

Sie möchten noch mehr zu Cavok erfahren? Wir beraten Sie gerne.

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