Mit Cavok und EasyCatalog die Printproduktion optimieren
Kennen Sie das? Sie erstellen in Ihrem Unternehmen regelmäßig umfangreiche Print- und Onlineprodukte wie Produktkataloge, Preislisten oder Datenblätter und verzweifeln an der großen Datenflut aus Bildern, Videos oder anderen Dokumenten? Außerdem verlieren Sie wertvolle Zeit, weil Sie die Daten manuell in InDesign einpflegen?
Das muss nicht sein! Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich solche Szenarien ersparen und Ihre Arbeitsabläufe bei der Printproduktion effizienter gestalten können.
Workflows vereinfachen, Assets verwalten, Layout automatisieren
Workflows für die Publikation großer Marketing- und Kommunikationsdokumente lassen sich mit Database-Publishing vereinfachen. Beim Database-Publishing können strukturierte Daten, Bilder, Videos aus Datenbanken wie z. B. unserem Digital-Asset-Management-System Cavok in definierte Layoutvorlagen in InDesign eingebunden werden. Dies geschieht mit Unterstützung von Automatisierungs-Plugins für InDesign, z. B. EasyCatalog von 65bit, das von unserem Partner UST GmbH vertrieben wird.
Cavok DAM und EasyCatalog bilden in diesem Zusammenhang die perfekte Symbiose:Cavok dient Unternehmen, die umfangreiche Print- und Onlinedokumente inklusive Bildmaterial erstellen, als Plattform zur Verwaltung und Organisation ihrer digitalen Assets, stellt diese an einem zentralen Ort zur Verfügung und ermöglicht internen und externen Nutzerinnen und Nutzern einen einfachen Zugriff. Vorteil dabei: Assets können mit eigenen Metadaten wie z. B. Dateigröße, -name, -format sowie Erstellungs- und Änderungsdatum, Artikelnummer oder Größe, angereichert werden. Als Nutzerinnen und Nutzer finden Sie Ihre Assets nicht nur leicht wieder, sondern können sie auch automatisch mit in andere Anwendungen übernehmen. Im Falle der Katalogproduktion mit InDesign geht das ganz einfach über die Cavok-Schnittstelle für EasyCatalog.
Mit EasyCatalog können Sie Daten für die Print- und Onlineproduktion aus verschiedenen Datenquellen direkt in InDesign importieren, Layouts effizient und automatisch erstellen sowie Kataloge paginieren und vorproduzieren. Dabei arbeiten Sie in der vertrauten InDesign-Umgebung und finden sich intuitiv zurecht, der Rest läuft im Hintergrund. Datenquellen können u. a. einfache Text- oder Excel-Dateien, strukturierte XML-Dateien oder eben digitale Assets aus Cavok sein.
Ein Beispiel aus der Praxis – effizientere Kataloggestaltung durch Automatisierung
Wie Cavok und EasyCatalog in Kombination erfolgreich eingesetzt werden, zeigt die Produktion des ca. 700 Seiten starken Jahreskatalogs eines namhaften Unternehmens für Jagd- und Outdoorbedarf. Dort wird der Katalog als Printprodukt sowie online zum Blättern produziert.
Ein 14-köpfiges Grafikteam ist für die Erstellung und Gestaltung aller Katalogdoppelseiten in InDesign verantwortlich, auf denen alle Informationen zu den angebotenen Produkten im Print- und Online-Blätterkatalog dargestellt werden. In der Vergangenheit war dieser Produktionsprozess für das Team mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, aber seit 2022 sind die Prozesse weitgehend automatisiert - dank der Kombination von EasyCatalog, Cavok, das im Unternehmen als PIM-Ersatz dient, SAP und einem Online-Shop-System.
Jede Doppelseite wird seither mithilfe von Cavok individuell gestaltet und strukturiert, und EasyCatalog erzeugt über die Doppelseitenpaginierung eine konsolidierte Ansicht in InDesign. Daten wie Konfektionsgrößen, Farben, Preise inklusive Streichpreise, Artikeltexte und Marken werden aus SAP übernommen, Bilder und Logos aus Cavok integriert. Dahinter steckt ein eigens entwickelter Algorithmus, der die jeweiligen Datenquellen abfragt. Bei Bedarf werden auch unternehmenseigene Templates verwendet. Bevor das Grafikteam mit der Weiterverarbeitung und Veredelung der Doppelseiten beginnt, ist der Katalog über EasyCatalog bereits zu 80 bis 90 Prozent vorproduziert.
Sollten sich nach Fertigstellung des Werks zu kurzfristigen Änderungen an Preisen oder Bildern ergeben, ist dies für die Mitarbeitenden nicht mehr mit so viel Aufwand verbunden wie vor der Automatisierung. Denn das Dokument kann auf Knopfdruck inklusive der Änderungen aktualisiert werden, wobei das Team sicher sein kann, dass die Daten aus der jeweiligen Datenquelle an der richtigen Stelle im Dokument ausgespielt werden.
Das Zusammenspiel von Cavok und EasyCatalog ermöglicht zudem eine nahtlose Synchronisation mit dem separat gepflegten Online-Shop-System des Unternehmens, Agora. So stehen die Informationen aus dem Katalog synchron im Online-Shop zur Verfügung. Obwohl die Printproduktion und der Shop zum Teil unterschiedliche Texte und Formate haben, stimmen die wesentlichen Produkt- und Preisinformationen überein.
Deutliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten
Die Einführung von Cavok und EasyCatalog und das perfekte Zusammenspiel aller angeschlossenen Systeme haben die Produktion umfangreicher Print- und Onlinedokumente im Unternehmen positiv beeinflusst und beschleunigt. Dank der automatisierten Datenintegration und -verarbeitung können die Grafikerinnen und Grafiker nun wesentlich effizienter arbeiten und sich vor allem auf die kreative Gestaltung der Katalogseiten konzentrieren. Die Synchronisation mit dem Online-Shop stellt sicher, dass Kundinnen und Kunden immer auf dem aktuellen Stand der angebotenen Produktpallette sind. Das Grafikteam im Unternehmen ist froh über die Bereicherung.
Wollen auch Sie Ihre Assets zentral verwalten und Ihre Katalogproduktion vereinfachen? Wir beraten Sie gerne.