Cavok im E-Commerce: Ressourcenmanagement für Anbieter von Fahrradkomponenten
Bei der Paul Lange & Co. OHG in Stuttgart dreht sich alles rund ums Rad – von Fahrradkomponenten über Zubehör und Bekleidung bis hin zu Fahrradelektronik vertreibt das Unternehmen seit weit über 50 Jahren alles, was das Radfahrerherz begehrt. Mit seinen europaweiten fast 900 Mitarbeitenden gilt Paul Lange als eines der führenden Unternehmen in der europäischen Fahrradbranche. Seit 1967 ist Paul Lange außerdem die Generalvertretung des japanischen Komponentenherstellers Shimano.
Beim Vertrieb seiner Produkte setzt das Handelsunternehmen vor allem auf den eigenen Webshop, für den umfangreiches digitales Material an Produktbildern, Videos, Katalogen oder Imagebildern zur Verfügung steht. So können sich die Kundinnen und Kunden vor der Kaufentscheidung ein genaues Bild vom jeweiligen Produkt machen. Das umfangreiche digitale Material, das neben dem Kundenportal auch für die Website und die Social-Media-Kanäle verwendet wird, muss natürlich auch verwaltet werden.
So sah die Welt bei Paul Lange vor Cavok aus – von der Selbstbaulösung hin zu Cavok
Schon lange vor der Einführung von Cavok bei Paul Lange war klar: Eine solche Flut an digitalem Bild- und Videomaterial ist manuell nicht zu bewältigen, zumal die Anfragen von Kunden fast immer zeitkritisch sind. Jahrelang behalf sich das Unternehmen daher beim Kundenportal für Produktbilder zunächst mit einer Do-it-yourself-Lösung, die nachts eine definierte Ordnerstruktur hochlud und aus einem Export des im Unternehmen eingesetzten Warenwirtschaftssystems Medapro einen Suchfilter erstellte. Mit dem Wachstum des Unternehmens zeigte sich jedoch, dass diese Lösung auf Dauer nicht nur wegen der umständlichen Suchfunktion und immer wieder abbrechenden Datei-Downloads unpraktisch und ineffizient war. Schließlich ist es im Arbeitsalltag aus zeitlichen Gründen nicht möglich, jedes Bild einzeln herunterzuladen. Außerdem hatten sich in der Zwischenzeit die Anforderungen an die Bildrechte geändert. Es muss beispielsweise nachvollziehbar sein, woher ein Bild stammt, wer die Rechte besitzt, wer intern oder extern welches Bild herunterlädt, und diese Angaben sollten gekennzeichnet werden.
Der Wunsch im Unternehmen war zunächst, mit einer professionellen, aber kostengünstigen Bilddatenbank Abhilfe zu schaffen. Bei der Recherche stellte die unternehmensinterne Fotografin jedoch fest, dass mit besonders kostengünstigen Lösungen zu viel manuelle Arbeit verbunden wäre, außerdem kamen im Laufe der Recherche zusätzliche interne Wünsche nach weiteren Features hinzu. Denn obwohl es sich bei Paul Lange um ein mittelständisches Unternehmen handelt, sind die Anforderungen und Richtlinien genauso hoch wie bei Großunternehmen. Darunter waren auch rein Paul-Lange-spezifische Anforderungen, die nicht mit einer Lösung von der Stange hätten abgedeckt werden können.
Nach der Einholung mehrerer Angebote und einigen Produktpräsentationen fiel die Wahl auf das DAM-System Cavok, das mit Abstand die besten Funktionalitäten für den bestehenden Bedarf im Unternehmen bot. Die PEAK-14 GmbH, das Unternehmen hinter Cavok, überzeugte mit einem Gesamtpaket, das den kompletten Anforderungskatalog von Paul Lange abdeckt. Eine Vorgabe der hauseigenen IT-Abteilung war zudem eine Lösung ohne Cloud, die von den meisten Mitbewerbern nicht angeboten wird. Cavok hingegen wartet mit einer On-Premise-Lösung auf, also der Möglichkeit, die Daten auf dem eigenen, firmeninternen Server und nicht in einer Cloud zu speichern, und erhielt schließlich den Zuschlag.Cavok bewältigt die Datenflut bei Paul Lange
Ende 2022 wurde Cavok bei Paul Lange installiert und konnte nach einer Einführungsphase inklusive individueller Anpassungen sowie Datenübernahme- und -pflege im März 2023 als Online-Downloadportal für die Kunden in Betrieb genommen werden. Cavok vereinfacht die tägliche Arbeit, indem es Workflows automatisiert, Daten zentral speichert und Dubletten vermeidet. Durch seine Architektur ist es in der Lage, über das Warenwirtschaftssystem Medapro auf den Webshop bzw. das Kundenportal zuzugreifen und wird so zur zentralen Verwaltungsstelle für alle digitalen Assets im Unternehmen.
Cavok wird bei Paul Lange als Downloadportal von über 2500 Kundinnen und Kunden genutzt, die im Rahmen der Integration in das System übernommen wurden. Für die Nutzung ist jeweils eine einmaligen Erstanmeldung erforderlich. Allein 2000 dieser Anmeldungen erfolgten bis November 2023 und die Kundinnen und Kunden nutzen das Portal regelmäßig. Beinahe 3000 Downloads von Assets wurden bereits in den ersten beiden Monaten nach der Einführung verzeichnet. Rund 80 Prozent der heruntergeladenen Assets sind Produktbilder, die restlichen 20 Prozent sind Produktvideos und weitere Assets wie Kataloge, Imagebilder oder Veranstaltungsfotos.
Reine Produktbilder werden bei Paul Lange jetzt mit Metadaten versehen und regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht: mit der jeweiligen Artikelnummer oder dem Produktnamen, die wöchentlich automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem in Cavok übertragen werden. Zum Artikel gehörende Schlagworte wie Modelljahr oder Produktkategorie werden dabei automatisch in festgelegte Felder in den Metadaten der entsprechenden Produktbilder in Cavok gespielt und zum Download freigegeben.
Externe und interne Zufriedenheit im Arbeitsalltag
Die Suche nach Produkten im Shop ist für die Kundinnen und Kunden wesentlich einfacher geworden, da Cavok dafür sorgt, die gesuchten Artikelnummern auf einen Schlag auszugeben. Lediglich bei den Imagebildern, Videos und PDF-Dateien fehlt noch die interne saubere Verschlagwortung. Die Nachfrage nach diesen Dateien ist jedoch gering. So wurden im Zeitraum März bis November 2023 nur etwas mehr als 20 Downloads von Katalogen im PDF-Format durchgeführt. Die Produktvideos werden direkt mit Cavok verlinkt, nach dem Einpflegen des Links im Warenwirtschaftssystem Medapro wird der Link im Webshop direkt unter den jeweiligen Produktbildern angezeigt und kann von dort aus in jedem beliebigen Browser abgespielt werden. Damit wurde die frühere YouTube-Lösung abgelöst.
Cavok dient bei Paul Lange jedoch nicht allein der Bereitstellung von Bilddaten zum Download in verschiedenen Formaten wie .jpg, .tiff oder Adobe-Formaten oder von Produktvideos für den Onlineshop für Kunden. Auch intern werden die Assets von insgesamt 16 Personen genutzt, wovon 12 Personen im Brandmanagement tätig sind und die Assets hauptsächlich zur Ablage nutzen. Außerdem stellen sie den Kunden Inhalte zur Verfügung oder verwenden die Assets für Präsentationen. Im Marketing wird Cavok von drei Grafikern und einer für die Datenpflege zuständigen Mitarbeiterin genutzt. Innerhalb des Grafikteams funktioniert der Datenaustausch seit der Einführung von Cavok reibungslos und die Zusammenarbeit im Team konnte gestärkt werden. Ziel ist es, weitere Abteilungen und Mitarbeitende an Cavok heranzuführen und intern festgefahrene Prozesse zu verändern.
"Das Ganze ist einfach eine wirklich runde Sache."
Marion Glaser, Fotografin bei Paul Lange & Co. OHG
Ein Erfolg auf der ganzen Linie
Sowohl die interne Fotografin Marion Glaser als auch ihre Kolleginnen und Kollegen sind mit Cavok sehr zufrieden und geben positives Feedback. Marion Glaser betont: „Das System läuft stabil, auch die Oberfläche ist benutzerfreundlich und kommt bei uns gut an. Die Standard-Oberfläche ist dunkel, aber einige benutzen auch die helle Version. Support von PEAK-14 wird nur dann benötigt, wenn jemand im Unternehmen mal eine Idee hat, was man noch als neues Feature hinzufügen oder automatisieren könnte. Im Fall der Fälle brauche ich eine zeitnahe Lösung, mit Betonung auf zeitnah und Lösung. Beides ist bei PEAK-14 gegeben, wir bekommen bei Bedarf jederzeit schnelle und professionelle Unterstützung. Die Zusammenarbeit ist immer offen und konstruktiv und das Ganze ist einfach eine wirklich runde Sache."