Mit einer Digital Asset Management (DAM) Software können Unternehmen all ihre digitalen Assets wie Bilder, Videos, Audio- und Textdateien zentral speichern und verwalten. Insbesondere im Bereich Marketing werden ständig neuer Content und ansprechende visuelle Inhalte benötigt, sodass mit immer mehr Mediendateien gearbeitet wird. Eine DAM-Lösung speichert diese Inhalte (digitalen Assets) zentral und erleichtert die Verwaltung. Assets können etwa mit Hilfe von Metadaten schneller und einfacher wiedergefunden werden als in der klassischen Ordnerstruktur. Zudem können alle relevanten Personen Zugriff auf die Dateien erhalten und mit diesen arbeiten. Gerade wenn Unternehmen noch keine DAM solution einsetzen, zögern jedoch viele die Investition zu tätigen und ziehen allenfalls kostenlose Alternativen in Betracht. In diesem Beitrag zeigen wir die Vor- und Nachteile kostenloser Open Source Digital Asset Management Software auf.

Was ist Open Source Digital Asset Management? 

Unter Open Source Software versteht man Programme, deren Quellcode öffentlich zugänglich ist. Der Quellcode kann sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen eingesehen, geändert und genutzt werden. Hinter großen Open Source Lösungen wie beispielsweise Linux oder dem Firefox Webbrowser, stehen häufig große Communities, die den Code weiterentwickeln und Fehler ausbessern. Auch im Business-Umfeld kommen quelloffene Programme zum Einsatz. Eine Studie von bitkom zeigt, dass im Jahr 2019 sieben von zehn deutschen Unternehmen Open Source Software einsetzen. Auch auf dem DAM Markt sind einige Digital Asset Management Lösungen für das zentrale Speichern und Verwalten von Dateien verfügbar, deren Programmcode Unternehmen sich kostenfrei herunterladen und nutzen können.

Welche Vorteile kann ein Open Source DAM bieten?

Der größte Vorteil von Open Source Software ist, dass diese meist kostenlos angeboten wird. Auch die in der Bitkom Studie befragten Unternehmen bestätigen, dass die Kostenersparnis der Hauptgrund für den Einsatz quelloffener Anwendungen ist. Zudem wird meist eine detaillierte Dokumentation angeboten, sowie Foren und Wikis, in denen man sich austauschen und bei Problemen Hilfe finden kann. Große Projekte profitieren zudem davon, dass viele unterschiedliche Entwickler mit dem Quellcode arbeiten, sodass Bugs und Sicherheitslücken des Systems meist schnell entdeckt und behoben werden können. Dies trifft jedoch nur zu, wenn hinter dem quelloffenen Programm eine große, aktive Community steht, die das Programm auch weiterentwickelt und Updates erarbeitet.

Was spricht gegen Digital Asset Management Freeware?

Gerade bei kleineren Communities, besteht jedoch das Risiko, dass diese nicht helfen können, wenn man sie am meisten braucht. Zwar werden auch bei kleineren Open Source Projekten Dokumentation und Foren zum Austausch zur Verfügung gestellt, um die Benutzer der Anwendungen zu unterstützen. Kostenloser Support ist jedoch nicht immer der schnellste und beste Support. Bei kostenloser Open Source DAM-Software kommt es also immer darauf an, wie groß und vor allem wie aktiv die Community ist. Insbesondere wenn ein heikles Problem schnell gelöst werden muss, empfiehlt es sich, auf ein kommerzielles DAM solution zu setzen und für schnellen und erstklassigen Support zu bezahlen.

Ist eine kostenlose Open Source DAM-Software wirklich kostenlos?

Hinzu kommt, dass quelloffene Projekte meist komplexe Softwarepakete sind. Diese müssen von qualifiziertem IT-Personal eingerichtet werden, damit diese reibungslos funktionieren. Unternehmen, die auf kostenlose Digital Asset Management Software setzen wollen, um ihre Dateien mit Hilfe von Metadaten zu organisieren, müssen sicherstellen, dass ihre IT-Abteilung gut aufgestellt ist, um das Projekt zügig umzusetzen und im laufenden Betrieb zu betreuen. Im Vergleich zu kommerziellen Software as a Service (SaaS) Angeboten, müssen Organisationen sich bei einer Open Source Variante auch selbst darum kümmern, wo diese gehostet wird (in einer externen Cloud oder On-Premise auf den eigenen Servern). Die eigenen IT-Mitarbeiter müssen sich bei Problemen mit dem DAM-System mit der Dokumentation auseinandersetzen oder in Foren nachschlagen, was zu tun ist. Diese Personalkosten müssen Organisationen in ihre Kalkulation miteinrechnen. Eine kostenlose Open-Source DAM-Lösung ist nur auf den ersten Blick komplett kostenlos, da Kosten für Ressourcen wie Personal oder Server hinzukommen oder (wie bei einigen Anbietern möglich) das Hinzubuchen von zusätzlichem Support erforderlich wird.

Kommerzielle Digital Asset Management Angebote und ihre Vorteile

Kommerzielle – meist proprietäre Software, deren Quellcode nicht öffentlich einsehbar ist – bieten nicht nur Unterstützung bei der Einrichtung und Umsetzung des Projektes an, sondern auch schnellen und qualifizierten Support im laufenden Betrieb. Zusätzlich ist das professionelle Team des kommerziellen Digital Asset Management Anbieters vertraut mit seinem Produkt und kann auftretende Probleme meist sehr schnell lösen. Mit Vertragsabschluss geben Anbieter ein Leistungsversprechen und sind verpflichtet dafür zu sorgen, dass das Digital Asset Management System sicher und einwandfrei funktioniert. Gerade kleinere kostenlose Open Source Projekte können hier nicht mithalten und bieten einige Risiken, denen man sich bewusst sein sollte. Etablierte große Anbieter bieten nicht nur ein ausgereiftes Produkt, sondern meist auch den besseren Support. Gerade wenn die Funktionen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, können Qualität und Langlebigkeit des Supports ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl der passenden Lösung sein.

Gerade da Unternehmen immer mehr Content und digitale Assets produzieren wird die Nutzung eines Digital Asset Management Systems für immer mehr Organisationen relevant. Wir empfehlen daher, die Entscheidung für eine Lösung wohl überlegt zu treffen. Gerne beraten wir Sie unverbindlich, wie ein Digital Asset Management Sie unterstützen kann, und welche Möglichkeiten unser Cavok DAM-System (Saas oder On-Premise) bietet.

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