Die Beschäftigung mit dem Thema einer Bild- bzw. Medienverwaltung hatte beim Zahnärztlichen Fach-Verlag schon vor Jahren begonnen. Das System, das damals im Verlag erprobt wurde, konnte die Erwartungen allerdings nicht erfüllen. „Es war sehr kompliziert", berichtet Mario Elsner, der als Verantwortlicher für die Grafik beim ZFV heute auch für das Cavok-Projekt zuständig ist. „Als wir uns Mitte 2016 erneut auf die Suche nach einem DAM-System machten, gab es bei uns also keine lebende Bild- oder Produktdatenbank." Allerdings war es ein wichtiger Bestandteil der sogenannten „Strategie 2020" der Geschäftsleitung des ZFV, dass die diversen Teilunternehmen mit ihren unterschiedlichen Standorten zusammengeführt werden sollten, auch durch ein einheitliches Medienmanagement bzw. Desktop-Publishing. Den Anstoß, sich wegen dieser Anforderung näher mit cavok zu beschäftigen, gab das Systemhaus Kleinofen aus Düsseldorf. Kleinofen hat sich schon seit Jahrzehnten als IT-Dienstleister für mittelständische Unternehmen in der PrePress und Medienbranche an Rhein und Ruhr etabliert. Als Partner des cavok-Herstellers PEAK-14 aus Darmstadt waren die Spezialisten von Kleinofen natürlich bestens mit dem modernen DAM-System vertraut.

Im September 2016 gab es die erste Vorstellung von Cavok für den ZFV. „Bereits nach der ersten Präsentation hatten wir den Eindruck, Cavok passe viel besser als alles, was wir uns bislang angesehen hatten", berichtet Elsner. „Die Oberfläche war deutlich abgespeckt und nicht so überladen. Sie überfordert die Anwender nicht. Das System wirkte einfach spontan ansprechend, auch dadurch, wie Workflows damit umsetzbar waren." Eine Besonderheit beim Digital Asset Management mit cavok besteht darin, dass sich das System tief in andere Softwarelösungen wie beispielsweise Designprogramme, Webshops oder Content Management-Systeme integrieren lässt. Denn eine Stärke des Systems ist seine Architektur, die auf einem SOAP-Server (Simple Object Access Protocol) basiert. An diesen bewusst schlanken Kern schließt sich eine Schicht mit quelloffenen Modulen an. Dadurch erhält das System eine Anpassungs- und Integrationsfähigkeit, wie sie kaum eine andere DAM-Lösung bietet.

„Es war von Anfang an unsere Anforderung, dass wir nicht nur ein DAM-System zur Bildverwaltung wollten, sondern gleichzeitig ein Redaktionssystem", erläutert Elsner. „Durch die Kombination von Cavok und InCopy konnten wir genau das umsetzen: so etwas wie ein Miniatur-Redaktionssystem. Dedizierte, teure Publishingsysteme leisten sicher noch mehr", so Elsner, „aber mit Cavok lässt sich schon eine Menge erreichen – bei überschaubarem Aufwand." InCopy ist ein Texteditor-Programm, das Adobe eigens zu seinem Layout- und Satzprogramm InDesign anbietet. Der große Vorzug von InCopy ist, dass Redakteure darin punktgenau und zeilenverbindlich in Textfeldern schreiben können. Diesen redaktionellen Workflow bildet der ZFV nun kurzerhand direkt in Cavok ab und damit an einer zentralen Stelle.

„Wir sparen uns dadurch immens viele Formatierungszeiten und Korrekturschleifen", berichtet Elsner. „Cavok gestattet uns ein geschlossenes, sukzessives Abarbeiten der Aufgaben, und die Arbeitsschritte sind jetzt in Teile zerlegbar." Auch eine zeitversetzte bzw. parallele Zusammenarbeit von Textern und Layoutern wird so möglich. „Grafiker können heute schon mit dem allerersten Manuskript layouten und das bis zur Druckreife abschließen", sagt Elsner. Die Cavok-InDesign-Integration gestattet es auch, bereits für die Zukunft und auf Vorrat zu arbeiten. „So können wir beispielsweise schon im Frühjahr eine ganze Strecke für ein Magazin abschließen, selbst wenn es erst im Herbst erscheinen soll."

Ein weiterer Vorteil des zentralen DAM-Systems, das die DTP-Workflows abbildet, ist der Überblick, den der Verlag dadurch gewinnt. „Ohne Cavok hätten wir keine Transparenz über den Bearbeitungsstatus einer Datei – und den sehen wir in der Nutzeroberfläche heute auf einen Blick. cavok ist für uns darum auch ein großartiges Steuerungsinstru-ment", findet Elsner. Das System gebe ihnen nicht nur Kontrolle über den Status, sondern auch über Lizenzen, Versionen und sogar über den Datenschutz, etwa bei personenbezogenen Bildern.

„Jede Nutzergruppe hatte neue Ideen zu nützlichen Metadaten", berichtet Elsner, „Redakteure haben etwa angeregt, die Bildunterschriften einzubringen oder die bearbeitenden Redakteure in die Metadaten einzufügen." Anders als traditionelle DAM-Systeme beherrscht Cavok nicht nur die bekannten Metadatenstandards EXIF, IPTC und XMP, sondern verfügt auch über ein eigenes, hochflexibles Metadatenmodell, mit dem alles eingerichtet werden kann, was für betriebsinterne Abläufe benötigt wird. Das Hinzufügen und Einrichten von Metadatenfeldern sind Änderungen, die Elsner selbst vorgenommen hat. „Durch einfaches Konfigurieren kann man in dem System vieles selbst umsetzen und Dinge sehr schnell anpassen", sagt er. Und wenn es doch einmal Support durch den Hersteller braucht, ist der schnell verfügbar.

Das Fazit von Mario Elsner fällt sehr positiv aus. „Viele versuchen es im DTP-Bereich mit mächtigen Redaktionssystemen, was hohe Kosten und einen entsprechenden Aufwand nach sich zieht", sagt Elsner. „Wir sind bewusst den anderen Weg gegangen, indem wir Cavok und InCopy integriert haben. Wir haben dadurch etwas bescheidenere Möglichkeiten – aber die nutzen wir auch." Der ZFV führt seine Digitalisierung konsequent fort: Mittelfristig werden alle Abteilungen, Standorte und externen Mitarbeiter an das zentrale DAM-System angebunden. „Es macht Spaß, mit dem System zu arbeiten und Workflows zu verbessern", findet Elsner. „Ich bin schon gespannt, wie es weitergeht."