Digital Asset Management Software

Mit einer Digital Asset Management Software können Unternehmen alle digitalen Inhalte an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Insbesondere Mediendateien wie Bilder, Videos, Musik und Text-Dateien sowie andere digitaler Dokumente können in einem DAM-System besser organisiert, schneller wiedergefunden und an andere Benutzer und Systeme verteilt werden.

Eine zentrale Datenbank für alle Mediendateien bietet Mitarbeitern standortübergreifend Zugriff auf die für sie relevanten Dateien. Ebenso können externe Partner, Kunden, Freelancer und Agenturen kontrollierten Zugriff auf das System und die für sie relevanten Assets erhalten.

Fast alle DAM-Systeme können als reine Bilddatenbanken oder Archive genutzt werden. Umfangreiche Schnittstellen zu anderen Systemen avancieren das Digital Asset Management System jedoch zum zentralen Content Hub im Unternehmen. Durch automatisierte Workflows wird die mühsame Pflege der Bilder, Videos und anderen Inhalten in den verschiedenen Systemen wie PIM, ERP oder CMS erleichtert: Für ein einheitliches Brandmanagement, effizienten E-Commerce, unkomplizierte Werbemittelerstellung und mehr.

Unsere Digital Asset Management Definition sieht das Cavok DAM als Kollaborationssoftware und Integrationsplattform und zentralen Austauschplatz aller digitaler Assets.

Unter digitalen Assets versteht man alle digitalen Dateien. Klassische Medien-Assets sind zum Beispiel Bilder, Grafiken, Videos oder Audio-Dateien, aber auch Textdateien, Powerpoint-Präsentationen, Layouts und PDF-Dokumente. Digital Asset Management Software kann dabei mit verschiedenen Inhalten und Dateiformaten umgehen. Ein großer Vorteil der Cavok DAM Lösung: nicht jeder Nutzer benötigt die passende Programmlizenz z. B. von Adobe InDesign oder Photoshop, um eine Vorschau des Media-Assets sehen und kommentieren zu können.

In einem DAM-System können Sie den kompletten Life Cycle eines Assets abbilden. Von der Erstellung der Inhalte über die Korrektur- und Freigabeschleifen bis hin zur Veröffentlichung, anschließender Archivierung und späterer Wiederverwendung von Inhalten.

Metadaten sind zusätzliche Informationen an einer Datei. Einfache Metadaten die Nutzer eines klassischen Ordnerstruktur, die jeder kennt, sind etwa der Dateiname, das Format, die Größe der Datei und das letzte Änderungsdatum. Die Digital Asset Management Software hinterlegt zusätzliche Metadaten an einzelnen Assets und deren Versionen. Durch die Verwendung von Metadaten kann man sich als Benutzer von einer klassischen hierarchischen Ordnerstruktur lösen und die Suche nach Dateien und Bildern deutlich beschleunigen.

Dies können sowohl klassische Metadatenstandards wie IPTC, XMP oder Exif, die technische Informationen über eine Bilddatei liefern: Wer hat das Bild aufgenommen? Mit welcher Ausrüstung? An welchem Ort wurde das Bild geschossen? Wie sind Blende, Belichtungszeit oder der ISO-Wert eingestellt? Das Cavok DAM kann zusätzlich auch individuelle auf das Unternehmen angepasste Metadatenfelder wie zum Beispiel die Schlagwörter (Tags) die den Bildinhalt beschreiben, die Artikelnummer des abgebildeten Produktes und weitere Produktinformationen oder die Nutzungsrechte für die Datei beinhalten.

DAM oder MAM – die beiden Begriffe werden größtenteils synonym verwendet. Beide Systeme sorgen dafür, dass Nutzer Bilder, Videos und andere Assets einfach finden und darauf zugreifen können. Media Asset Management ist dabei vor allem auf Medieninhalte wie Video, Bilder und Audio Assets spezialisiert. Ein Digital Asset Management kann hingegen jegliche digitalen Dateiformate speichern und besser organisieren, nicht nur reine Mediendateien.

Eine Bilddatenbank -Software ist wie der Name bereits andeutet für die Organisation und Verwaltung von Bildern und Fotos gedacht. Digital Asset Management bietet hier mehr Funktionen, etwa das Speichern von mehr Dateiformaten und sowie die Integration in andere Systeme. Doch auch ein schlankes DAM-System können Sie als reine Bilddatenbank oder Archivierungs-Software nutzen und bei Bedarf zusätzliche Funktionen hinzufügen.

Digital Asset Management Software kommt in allen Branchen, die viele digitale Assets verwalten müssen zum Einsatz. Dabei ist es egal, ob eine einzelne Abteilung, ein kleines- bis mittleres Unternehmen oder ein Großkonzern das Digital Asset Management nutzt. Unabhängig der Größe gibt es für jedes Unternehmen die passende DAM-Lösung. Marketing- und PR-Abteilungen profitieren genauso wie Agenturen und die Werbeindustrie von einer DAM-Lösung für die Verwaltung digitaler Assets. Aber auch die Druckindustrie, Verlage oder im Online-Shop-Betreiber sind prädestinierte Branchen für die Nutzung klassischer DAM-Software Funktionen.

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Die Einführung einer DAM-Software lohnt besonders für jedes Unternehmen, das viele digitale Assets verwalten und organisieren muss. Durch die zunehmende Anzahl an Kanälen, über die die eigene Zielgruppe angesprochen werden kann, nimmt im vor allem im Marketing die Anzahl der benötigten Assets zu. Auch eine gute Website ist für fast jedes Unternehmen heutzutage unverzichtbar und benötigt Bilder und andere visuelle Elemente, um Besucher zu überzeugen. Neben internen Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen kommen Freelancer, Agenturen oder Partner hinzu, die auf die digitalen Assets benötigen. Eine DAM Software hilft dabei, den Überblick über sämtliche digitale Assets zu behalten, diese den relevanten Personen sicher und ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen und insbesondere diese schneller wiederzufinden. So sparen Mitarbeiter wertvolle Zeit bei der Verwaltung der Dateien, die sie an anderer Stelle sinnvoll nutzen können.

1. Zentrale Speicherung und Verwaltung aller digitalen Assets an einem Ort. Besonders bei großen Datenmengen mit denen viele verschiedene Personen arbeiten, behält man mit einem DAM besser den Überblick
2. Durch die Verwendung von Metadaten und cleveren Such- und Filterfunktionen können Nutzer Bildern, Videos und andere digitale Dokumente schnell und einfach finden.
3. Andere Systeme, wie das PIM, ERP oder die Website können über Schnittstellen einfach angebunden werden. Mit automatisierten Workflows können Unternehmen so viel Zeit sparen und Fehlerquellen reduzieren.
4. Korrekturschleifen- und Freigabeprozesse lassen sich durch festgelegte Workflows und das Arbeiten an ein und derselben Datei effizienter organisieren.
5. Änderungen finden nur an der Originaldatei statt und werden automatisch an andere Systeme ausgespielt. So werden unzählige Datei-Dubletten vermieden.
6. Weniger Dubletten auf dem Server spart Speicherplatz.
7. Wenn Bildrechte ablaufen, kann ein DAM-System Nutzer darauf aufmerksam machen und teure Lizenzfehler verhindern.
8. Umfangreicher Zugriffs- und Nutzungsrechte sorgen dafür, dass Nutzer nur auf die für sie relevanten Assets zugreifen können.
9. Dateien können sicher, schnell und unkompliziert mit verschiedenen Nutzern geteilt über Links werden – ohne durch Anhänge überfüllte Mail-Postfächer oder die Nutzung von Fileshosting-Diensten wie WeTransfer.
10. Digital Asset Management übernimmt automatisch die Konvertierung in das gewünschte Format, ohne dass Sie dafür die passende z. B. Adobe Programmlizenz benötigen.

Digital Asset Management gibt es als On-Premise oder SaaS Variante. DAM On-Premise bedeutet, dass die Speicherung der Assets auf den eigenen Servern des Unternehmens geschieht. Das hat viele Vorteile, allerdings muss Ihr Unternehmen dafür über die nötige Server-Hardware verfügen. Für kleinere Unternehmen bieten hier zum Beispiel NAS-Systeme eine kostengünstige Möglichkeit. Auch Firmen, die über eine instabile Internetverbindung verfügen profitieren von einer On-Premise-Lösung.

SaaS bedeutet, dass der DAM-Anbieter sich um das Hosting der Daten kümmert. Ihr Unternehmen muss sich dabei nicht um eigene Hardware kümmern, sondern übergibt die Verantwortung an den Anbieter. Werden die Assets dabei in der Cloud der Hyperscaler AWS, Google oder Micorsoft Azure – also auf US-amerikanischen Servern - gespeichert kann dies mit der IT-Richtlinie Ihres Unternehmens kollidieren und Probleme hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit auftreten. Alternativ sollte man auf eine Speicherung der Daten auf Servern in Deutschland bzw. der EU achten.

Bei der Wahl der passenden Digital Asset Management Software für Ihr Unternehmen sollten Sie zunächst die Anforderungen, die Sie an ein DAM-System haben identifizieren und priorisieren. Identifizieren Sie dazu die wichtigsten Anwender innerhalb Ihres Unternehmens und besprechen Sie mit ihnen welche Funktionen und Workflows ihren Arbeitsalltag erleichtern würden. Mit dieser Liste an Wunsch-Funktionen können Sie das Gespräch mit verschiedenen DAM Anbietern suchen und evaluieren inwiefern das System zu Ihnen passt. Auch das Testen verschiedener Demo Versionen hilft ihnen beim direkten Vergleich und zeigt, ob das Look and Feel der Software gefällt. Weitere Tipps, die Sie beim Digital Asset Management Vergleich unterstützen finden Sie in unserem Beitrag „Wie finde ich das passende DAM-System?“.

Eine gute DAM-Software ist nicht kostenlos. Zwar sind einige kostenlose Open Source DAM-Systeme auf dem Markt verfügbar, jedoch müssen Sie hier die eigenen Ressourcen und die Zeit Ihrer Mitarbeiter für die Einrichtung und Betreuung im laufenden Betrieb als versteckte Kosten miteinrechnen. Bei kommerziellen DAM-Systemen gibt es preislich große Unterschiede. Systeme die auf den ersten Blick günstig erscheinen mögen bieten vielleicht nicht alle gewünschten Funktionen oder lassen sich diese zusätzlich teuer bezahlen. Bei der Wahl des richtigen DAM-Systems sollten Sie sich also einen Überblick über die verschiedenen Angebote verschaffen und beim Vergleich der Preise darauf achten, was diese beinhalten.