Während Kunden im Laden Artikel betrachten und anfassen können, helfen im E-Commerce umfassende Produktinformationen und Bilder des Produkts bei der Kaufentscheidung. Neben einem einfachen Produktbild sollten zusätzlich Detailbilder und Fotos oder Videos, die den Artikel in Benutzung zeigen, präsentiert werden. Grube KG bietet in seinem Webshop rund 25.000 Produkte an und zu fast jedem existieren mehrere Bilder. Dabei shootet Grube selbst normalerweise zweimal pro Jahr und greift zudem auf Bilder der angebotenen Hersteller zurück. Neben reinen Produktbildern kommen auch Imagebilder hinzu, die das Marketing-Team noch anderweitig verwendet – zum Beispiel auf den Social-Media-Kanälen des Unternehmens oder im gedruckten Produktkatalog.

„Früher lagen sämtliche Bilder einfach im Dateisystem ab und wurden in einer klassischen Ordnerstruktur wegsortiert, und die Bilder erhielten die Artikelnummer als Dateinamen.", erzählt Alexander Zindler. „Wenn ein Bild für drei Artikel genutzt wurde, führte dieses System dazu, dass das Bild dann auch dreimal jeweils mit der neuen Artikelnummer abgelegt wurde. Da kamen dann auch unsere Computer durcheinander, die Probleme hatten mehr als 30.000 Dateien in einem Verzeichnis ordentlich zu lesen", so Zindler. Besonders der Marketingbereich hatte damals Schwierigkeiten Bilder wiederzufinden: „Jedes Mal, wenn wir irgendwo Marketingbilder gebraucht haben, mussten wir 5000 Bilder manuell durchgucken in der Hoffnung beim Stöbern irgendwo eins zu finden, das unseren Vorstellungen entspricht." Um diesen Zustand zu ändern, war Herrn Zindler schnell klar, dass zusätzlich zu dem Product Information Maagement System (PIM), welches zwar sämtliche Produktdaten zentral verwaltet, ein größeres Digital Asset Management System (DAM) für die Verwaltung der Bilder und weiteren Mediendateien
nötig wurde. Nachdem die Implementierung des DAM-Systems eines anderen Anbieters scheiterte, weil viele Workflows nicht so eingebaut werden konnten wie erwartet, wurde Herr Zindler durch einen Tipp auf das DAM-System Cavok aufmerksam:

DCavok dient dazu, Workflows zu automatisieren, Daten zentral zu speichern und Dubletten zu vermeiden und so die Zusammenarbeit mit internen und externen Kollegen auch standort-übergreifend zu erleichtern. Eine Besonderheit von Cavok ist seine Fähigkeit, sich durch seine einzigartige Architektur tief in andere Softwarelösungen wie etwa Webshops oder PIM-Systeme integrieren zu können und so zur Kollaborationssoftware und zentralen Austauschplatz für alle digitalen Assets zu werden. Mit Hilfe von den an Dateien hinterlegten Metadaten und intelligenten Suchfunktionen lassen sich in einem DAM-System klassische hierarchische Ordnerstrukturen auflösen. Bei Cavok lassen sich Metadaten individuell konfigurieren. Ein reines Produktbild wird bei Grube lediglich mit der Artikelnummer des Produkts verschlagwortet. Produkt und Bild werden dann im PIM-System automatisch miteinander verknüpft. Anders sieht es bei den Imagebildern aus, erklärt Alexander Zindler: „Ein Bild, das aus Marketingsicht auch anderweitig
verwendet werden kann, wird entsprechend verschlagwortet, damit wir es nachher auch in einer Recherche wiederfinden können."

„Uns hat bei Cavok vor allem überrascht, wie gut das System von Haus aus schon auf unseren erhofften Zielworkflow gepasst hat. Wir haben nur wenige technische Anpassungen benötigt, das meiste ließ sich mit Cavoks Standardfunktionalitäten lösen, was dann auch zur schnellen Umsetzung des Projekts führte.", resümiert Alexander Zindler. „Durch die ordentliche Verschlagwortung findet man jetzt bei einer Recherche direkt das passende Bild oder eine passende Bildauswahl, das spart uns enorm Zeit." Begeistert ist Herr Zindler auch von einem zusätzlich eingebauten Feature: Die eingegebenen Schlagworte für die Marketingbilder werden automatisch ins Englische und Schwedische übersetzt, sodass auch die internationalen Kollegen Bilder schnell finden. Mit dem kürzlich durchgeführten Update auf Version 4.3 des DAM-Systems, profitiert die Grube KG seit neustem auch von der Möglichkeit Metadaten an Ordner oder Kategorien anzuheften. Diese werden automatisch an alle sich darin befindenden Dateien vererbt und sparen so Zeit bei der Verschlagwortung – insbesondere bei Bildern, die mehrere Artikel abbilden. Diese können nun einfach mehreren Kategorien zugeordnet werden und erhalten automatisch alle relevanten Schlagwörter für die abgebildeten Produkte. Diese und weitere Funktionen sparen den Mitarbeitern der Grube KG seit der Einführung von Cavok viel Zeit bei der Dateiensuche. Wertvolle Zeit, die in die Optimierung des Online-Einkaufserlebnisses investiert und für die schnellere Bearbeitung von Anfragen genutzt werden kann.